Dağıtım hesabını irsaliye irsaliye karıştırmayın.

Gıda toptan veresiyesi düzenli dağıtım üzerine kuruludur. Bakkal, market ve lokantaya her gün ya da haftada birkaç kez mal gider. Her sevkiyat bir irsaliyeyle çıkar; cari hesap haftalarca açık kalır. Dağıtım sıklaştıkça satır çoğalır, defter hızlı dolar. Kim ne aldı, ne ödedi, hangi irsaliye kaldı; hepsi tek yerde durmalı.

Bakkal ile lokantanın ihtiyacı farklıdır ama mantık aynı: düzenli gelen mal, dönem sonunda ödenen hesap. Bakkala koli, lokantaya taze ürün; satış satırına irsaliye numarası veya teslimat notu yazmak ay sonu mutabakatını kısaltır. Veresiye takip programı sevkiyatı cariye, irsaliyeyi satıra bağlar.

Toptancıda ölçek büyüktür; bir gün içinde onlarca sevkiyat çıkar. Küçük bir unutma, ay sonunda büyük fark olur. Dağıtım elemanı malı bırakır, tahsilatçı parayı alır; ikisinin notu aynı karta işlenmeli. Aksi halde “dağıtıldı” ile “ödendi” ayrı düşer.

Fiyat değişkendir; aynı ürün haftaya başka fiyattan gidebilir. İrsaliyedeki fiyat satıra işlenirse ay sonu mutabakatı fiyat tartışmasından çıkar. Müşteri “bu ay şu üründen kaç koli aldım” dediğinde liste hazırdır.

Haftalık ve aylık ekstre

Kimi müşteri haftalık, kimi aylık hesap görmek ister. Ekstre, alınan mal ile yapılan ödemeyi alt alta dizer. Müşteri ekstresi bu listeyi hazır sunar; defter sayfası çevirmeye gerek kalmaz. Ekstre netse mutabakat kısa sürer.

Haftalık ekstre dönemi kısa tutar; fark erkenden yakalanır. Aylık ekstre toplamı ve kalan bakiyeyi gösterir. İkisi de aynı hareketlerden çıkar; tek fark dönemdir. Müşteri hangi periyodu isterse o periyotta liste verilir.

İrsaliye ile ekstre birlikte okunur: hangi sevkiyat hangi fiyattan, hangisi ödendi, hangisi açık. Veresiye borç takibi açık bakiyeleri müşteri müşteri gösterir. Dönem sonunda kimin ekstresi şişti, kimin ödemesi gecikti, liste hazırdır.

Düzenli dağıtım disiplini

Düzenlilik hem avantaj hem risktir. Aynı müşteriye sürekli mal gider; tek satır unutulursa fark tekrar ederek büyür. Sevkiyat anında yapılan kayıt bu riski büyük ölçüde kapatır. Depo, araç ve kasa arasındaki kopukluk toptanda pahalıya patlar; mal depodan çıktı, irsaliye kesildi, kayıt tezgâhta kaldı, bakiye geriden sayar. Özellikler içindeki mobil kullanım bu kopukluğu kapatır.

Araç sabah dolu çıkar, akşam boş döner; gün içinde hangi müşteriye ne teslim edildiği kayıtta görünmelidir. Dağıtımcıyı aynı hesaba kullanıcı olarak ekleyin; çoklu kullanıcı ücretsiz planda da vardır. Şoför elindeki listeyle yola çıkarsa hangi müşteriye ne gidecek bellidir. Dönüşte iade ve fark da satıra işlenir.

Bakkal, market ve lokanta

Müşteri çeşidi geniştir ama hepsi düzenli caridir. Bakkal küçük koli, market büyük parti, lokanta günlük taze ister. Kart ayrı, bakiye ayrı, ekstre ayrı; hepsi aynı çatıda durur. Düzenli müşteri listesi, vade konuşmasını da kolaylaştırır.

Lokanta günlük taze mal ister; sebze, et, süt ürünü. Bakkal rafı doldurur; koli ve kutu. Market dönemsel kampanya yapar; parti parti alır. Her birinin ritmi farklıdır ama cari mantık aynıdır: mal düzenli gider, para dönem sonunda toplanır.

İade ve mutabakat

Gıda dağıtımında iade sıktır; son kullanma yaklaşan, ezilen, eksik koli geri gelir. İade ayrı satır olarak işlenirse ekstre doğru kalır; satışın üstü karalanırsa fark birikir. İade farkı, haftalık ekstrede açıkça görünür.

Mutabakat dağıtımın ritmine bağlanır. Haftalık müşteriyle cuma, aylık müşteriyle ay sonu konuşulur. İrsaliye ve iade alt alta dizilince müşteri toplamı tek seferde kabul eder. Belirsiz bakiye, ödemeyi de geciktirir.

Veresiye takibi, onmuhasebeciniz’in sunduğu işletme yönetim çözümlerinden biridir. Başlamak ücretsizdir; kredi kartı gerekmez. Fiyatlandırma sade tutulmuştur. Amaç gıda toptancısının ilk bakışta anlayacağı hesap: dağıtım irsaliye irsaliye, ekstre haftalık aylık, bakiye net dursun.