Veresiye ve cari hesap terimleri sözlüğü

Veresiye ve cari hesap terimleri, tezgâhta her gün duyduğunuz ama çoğu zaman üstünden geçilen kelimelerdir. Açık hesap, cari, bakiye, vade, tahsilat, ekstre, mutabakat; bunların hepsi aslında aynı soruya hizmet eder: "Kim bana ne kadar borçlu, ne kadarını ödedi, kalan ne zaman gelecek?" Bu yazıda her terimi kısa bir tanımla ve tezgâhtan bir örnekle anlatıyorum.

Sözlüğü baştan sona okumak zorunda değilsiniz. Aklınıza takılan kelimeye atlayın, örneği okuyun, kendi defterinize ya da programınıza uyarlayın. Genel takip düzenini kurmak isterseniz veresiye takip programı sayfası başlangıç için iyi bir yer.

Veresiye ve cari hesap terimleri: en çok karışan üç kelime

Önce en temel üçlüyle başlayalım. Çoğu karışıklık burada çıkıyor.

Veresiye, malın bugün verilip parasının sonra alınmasıdır. Bakkalda ekmek ve peynir alıp "yaz abi" demek veresiyedir.

Açık hesap, müşteriyle aranızda kurulan borç-alacak ilişkisinin adıdır. Veresiye satış yapıyorsanız o müşteriyle açık hesap çalışıyorsunuz demektir.

Cari hesap ise bu ilişkinin kayıt üzerindeki karşılığıdır. Müşterinin adına açılan sayfa; aldıkları bir tarafta, ödedikleri diğer tarafta durur. Bir hırdavatçıda "Rıza Bey'in carisine bak" dediğinizde kastettiğiniz şey, onun alışveriş ve ödeme geçmişinin tamamıdır.

Bu üç kelime birbirinin yerine kullanılır ama aynı şey değildir. Veresiye satışın kendisi, açık hesap çalışma biçimi, cari ise bunun kaydıdır.

Bakiye, borç, alacak ve devir

Bakiye, iki taraf arasındaki borcun o anki net tutarıdır. Alışverişler toplanır, ödemeler düşülür, kalan sayı bakiyedir.

Örnek: Manavdan 1.500 TL alışveriş yapan müşteri 500 TL ödedi. Bakiye 1.000 TL.

Borç, müşterinin size olan yükümlülüğüdür. Sizin defterinizde müşteri borçlanır, siz alacaklanırsınız. Aynı rakama iki taraftan bakıyorsunuz.

Alacak, sizin tahsil etmeyi beklediğiniz tutardır. Tezgâhta "ne kadar alacağım kaldı" diye sorduğunuzda baktığınız şey alacaktır.

Devir, önceki dönemden yeni döneme geçen bakiyedir. Ay kapanışında 3.000 TL borç varsa, yeni ayın ilk günü o tutar devir olarak görünür. Devri sıfırlamak borcu silmek değildir; sadece yeni sayfaya taşımaktır.

Bu dört terim birbirine bağlıdır. Bakiye yanlışsa borç ve alacak da yanlış görünür. O yüzden her satırı doğru işlemek, sonradan hesap düzeltmekten kolaydır. Defter düzeninin günlük akışını bakkal veresiye defteri günlük düzeni yazısında bulabilirsiniz.

Satış, tahsilat, kısmi ödeme ve vade

Satış, müşterinin aldığı malın tutarıdır. Veresiye satışta para bugün girmez, cariye borç olarak yazılır.

Tahsilat, müşteriden gelen paranın kaydedilmesidir. Nakit, havale ya da kartla gelen ödeme tahsilattır.

Kısmi ödeme, borcun tamamının değil bir kısmının ödenmesidir. Örneğin 2.000 TL borcu olan kasap müşterisi 700 TL getirdi. Bu bir kısmi ödemedir; kalan 1.300 TL açık kalır.

Kısmi ödemede en sık yapılan hata, tutarı kenara karalamaktır. Defterin köşesine "700 ödedi" yazılır, sonra o not gözden kaçar. Oysa her ödeme ayrı satır olarak işlendiğinde kalan bakiye kendiliğinden düşer. Böylece "kaç kaldı" sorusunun cevabı her zaman hazırdır.

Vade, borcun ödenmesi için konuşulan tarihtir. "Ay sonuna kadar" bir vadedir, "her ayın 10'u" da. Vade tarihi net değilse hatırlatma da belirsizleşir. Müşteriyle konuşurken tarihi tek tek söyleyin.

Vadeyi tutmak için defterin kenarına not düşmek işe yarar. Daha düzenli bir yol isteyenler, ödeme planını yazılı hale getirip veresiye taksit takibi nasıl planlanır yazısındaki adımları izleyebilir.

Ekstre ve mutabakat: hesabı birlikte okumak

Ekstre, bir müşterinin belirli bir dönemdeki tüm alışveriş ve ödeme hareketlerinin tarih sırasıyla listesidir. Üstte alışverişler, altta ödemeler ya da tam tersi; önemli olan hepsinin tek sayfada görünmesi.

Örneğin şarküteri müşterisi "ben geçen ay 400 TL ödemiştim" dediğinde ekstreyi açarsınız. Satırlar tarihiyle önünüzde durur. Tartışma yerine kayıt konuşur.

Mutabakat, iki tarafın aynı bakiyede anlaşmasıdır. Müşteriye ekstreyi gösterir, "sende de böyle mi görünüyor" diye sorarsınız. O "evet" dediğinde hesap mutabık olur. Bir sonraki hatırlatma, tartışmasız bir rakam üzerinden yürür.

Mutabakat toptancıda daha da önemlidir; çünkü alışveriş sık, tutarlar büyüktür. Toptancıda cari hesap mutabakatı yazısı bu işin düzenini anlatır.

Müşteriye ekstreyi tezgâhta ekrandan gösterebilirsiniz. İsterseniz WhatsApp veya e-postayla kendiniz gönderirsiniz. Ekstrenin nasıl okunacağını müşteri ekstresi nedir yazısında sade bir dille bulabilirsiniz.

Hatırlatma, takip ve batık: borcun peşine düşmek

Hatırlatma, vadesi gelen ya da geçen borcun kibarca bildirilmesidir. Kısa bir mesaj, tek bir cümle yeter. Mesajı sizin göndermeniz önemli; çünkü ne zaman ve hangi tonda yazacağınıza siz karar verirsiniz. Hazır kalıplar için borç hatırlatma mesajı örnekleri işinize yarar.

Takip, borcun düzenli kontrol edilmesidir. Haftada bir bakiyelere bakmak, ödeme sözü verip vermeyeni ayıklamak demektir. Takip yapılmazsa küçük borç büyür, sonra konuşması zorlaşır.

Batık veresiye, tahsil edilemeyen ya da edilmesi çok zorlaşan borçtur. Müşteri taşınır, iletişim kesilir, borç öylece kalır. Batığı azaltmanın yolu baştan düzenli kayıt tutmak ve gecikmeyi küçükken fark etmektir. Batık veresiye nasıl önlenir yazısı bu konuya eğiliyor.

Bu üç kelime bir zincirdir. Hatırlatmayı yapmazsanız takip boş kalır, takip boş kalırsa borç batığa döner.

Değişen kayıtlar: iade, mahsup ve düzeltme

İade, müşterinin aldığı malı geri getirmesidir. Bozuk çıkan bir ürün, yanlış beden, fazla yazılmış bir kalem; karşılığında borçtan düşülür. İadeyi de ayrı bir hareket olarak yazın ki sonradan hangi satırın düştüğü belli olsun.

Mahsup, iki kalemin birbirini karşılamasıdır. Örneğin müşteri hem sizden alacaklı hem size borçluysa, alacak borçtan düşülür. Mahsup da kayıtta görünmeli ki bakiye neden değişti anlaşılsın.

Düzeltme, yanlış yazılan bir kaydın düzeltilmesidir. Yanlış tutar, yanlış tarih ya da yanlış müşteri adına işlenmiş bir satır. Düzeltmede eski satırı silmek yerine açıklama yazmak, ileride "burada ne olmuş" sorusunu önler.

Bu üç kelime günlük hayatta az kullanılır ama ay sonu kapanışında mutlaka karşınıza çıkar. Ay sonu veresiye kontrolü nasıl yapılır yazısı bu işi adım adım anlatır.

Hangi terim hangi işe yarar?

Sözlüğü bir arada tutmak, tezgâhta hızlı düşünmenizi sağlar. Müşteri "borcum ne kadar" dediğinde bakiye, "ne zaman ödeyeceğim" dediğinde vade, "ben ödemiştim" dediğinde ekstre devreye girer.

Bir de şu pratik ayrımı aklınızda tutun:

• Bakiye ve devir, rakamla ilgilidir.
• Satış ve tahsilat, hareketle ilgilidir.
• Ekstre ve mutabakat, iki tarafın aynı rakamı görmesiyle ilgilidir.
• Hatırlatma ve takip, borcun peşine düşmekle ilgilidir.

Terimleri bilmek tek başına yeterli değil. Önemli olan bunları her gün aynı düzende kullanmak. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, tarihli ve tutarlı kayıt en sağlam dayanaktır. Kayıt düzenini kurmak için veresiye borç takip sayfasındaki akışa göz atabilirsiniz.

Bazı esnaf defterle başlar, sonra dijitale geçer. Bu geçişin nasıl yapılacağını defterden dijital veresiye takibe geçiş yazısı anlatıyor. Hangi yolu seçerseniz seçin, terimleri aynı anlamda kullanmanız işinizi kolaylaştırır.

Sıkça Sorulan Sorular

Açık hesap ile cari hesap aynı şey mi?

Açık hesap, müşteriyle borç-alacak ilişkisinin adıdır; cari hesap ise bu ilişkinin kayıtta tuttuğu sayfadır. Tezgâhta ikisi birbirinin yerine kullanılır ama kayıt açısından bakınca fark vardır. Açık hesap çalışıyorsanız her müşteri adına bir cari açmanız gerekir.

Bakiye ne zaman güncellenir?

Her satış ve her tahsilat işlendiğinde bakiye değişir. Kısmi ödemeyi ayrı satır olarak yazarsanız kalan bakiye kendiliğinden düşer. Elle toplama yapmadığınız için hata payı da azalır.

Ekstreyi müşteriye kim gönderiyor?

Ekstreyi siz gönderiyorsunuz. Tezgâhta ekrandan gösterebilir, uygun gördüğünüzde WhatsApp veya e-postayla iletebilirsiniz. Müşteriye kendiliğinden giden bir mesaj yoktur; ne zaman paylaşacağınıza siz karar verirsiniz.

Vade koymak zorunlu mu?

Zorunlu değil ama işi kolaylaştırır. Vade yoksa hatırlatmanın zamanı da belirsiz kalır. Müşteriyle konuşurken "ay sonuna kadar" gibi net bir tarih belirlemek, ileride çıkacak tartışmayı azaltır.

Mutabakat ne işe yarar?

Mutabakat, iki tarafın aynı bakiyede anlaşmasıdır. Ekstreyi birlikte okuyup rakamı teyit ettiğinizde, sonraki hatırlatma tartışmasız bir sayı üzerinden yürür. Özellikle sık alışveriş yapan müşterilerde bu adım işi çok kolaylaştırır.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki ya da mali tavsiye değildir.