Veresiye defteri Excel şablonu
Oğuzhan Genç · · 3 dk okuma
Veresiye defteri Excel şablonu, müşteri borçlarını ve ödemelerini bir tabloda tutmanızı sağlayan, bakiyeyi formüllerle kendiliğinden hesaplayan hazır bir dosyadır. Aşağıdaki şablon ücretsizdir; kayıt ya da e-posta istemez. Kağıt defterle devam etmek isteyenler için yazdırılabilir bir defter sayfası da var.
- Veresiye defteri Excel şablonunu indir (.xlsx)
- Yazdırılabilir veresiye defteri sayfasını indir (A4, PDF)
Şablonda neler var?
Dosya dört sayfadan oluşur:
- Nasıl Kullanılır: Hangi hücrelerin doldurulacağını ve şablonun sınırlarını anlatan kısa rehber.
- Müşteriler: Müşteri adı, telefon ve not. Her müşterinin toplam borcu, toplam ödemesi, güncel bakiyesi ve son hareket tarihi formüllerle hesaplanır.
- Hareketler: Her veresiye satış ve her ödeme ayrı satırdır: tarih, müşteri, açıklama, borç ve ödeme. Her satırın yanında o müşterinin o ana kadarki bakiyesi görünür.
- Ekstre: Bir müşteri seçtiğinizde o müşterinin bütün hareketleri tarih sırasıyla listelenir; telefon, toplam borç, toplam ödeme ve güncel bakiye üstte durur. Aynı sayfada tüm müşterilerdeki açık alacak ve borcu olan müşteri sayısı da yazar.
Açık sarı hücreler sizin dolduracağınız yerlerdir; beyaz hücrelerde formül vardır. Şablonda biçimi göstermek için bir örnek müşteri ve üç örnek hareket bulunur, kendi kayıtlarınıza başlamadan silebilirsiniz.
Şablon nasıl kullanılır?
- Müşterileri ekleyin. “Müşteriler” sayfasına her müşteriyi bir kez yazın. Aynı isimde iki müşteri varsa ayırt edici bir ad verin: “Ahmet Yılmaz (köşe)” gibi.
- Açılış bakiyelerini girin. Defterden geçiyorsanız her müşterinin bugünkü borcunu “Hareketler” sayfasına tek satır olarak yazın, açıklamaya “Defterden devir” yazın. Eski satırları tek tek aktarmanız gerekmez.
- Her satışı ve ödemeyi ayrı satır girin. Müşteriyi açılır listeden seçin. Veresiye satış tutarı “Borç”, gelen ödeme “Ödeme” sütununa yazılır. Kısmi ödeme de ayrı satırdır.
- Bakiyeye bakın. Müşterinin güncel borcu “Müşteriler” sayfasında kendiliğinden güncellenir.
- Ekstre çıkarın. Müşteri hesabını sorduğunda “Ekstre” sayfasında adını seçin; listeyi gösterebilir ya da yazdırabilirsiniz.
Müşteri adını açılır listeden seçmek önemlidir. “Ahmet Yılmaz” ile “Ahmet Y.” Excel için iki ayrı müşteridir; bakiye ikiye bölünür ve toplam yanlış çıkar.
Excel’de veresiye tutarken dikkat edilecekler
- Formül hücrelerine yazmayın. Bakiye sütununa elle rakam yazarsanız formül silinir ve o satırdan sonrası yanlış hesaplanır.
- Her hareket bir satır. Aynı gün iki alışveriş yapan müşteri için iki satır açın ya da tek satırda toplam tutarı yazın; ama ödemeyle satışı aynı satıra yazmayın.
- Tarihi boş bırakmayın. Son hareket tarihi ve ekstre sırası tarihe göre okunur.
- Yedek alın. Excel dosyası yalnızca bulunduğu bilgisayarda durur. Haftada bir kopyasını başka bir yere kaydedin.
- Tek dosya kullanın. Aynı defterin iki kopyası ayrı ayrı güncellenirse hangisinin doğru olduğu belirsizleşir.
Şablon standart Excel işlevleriyle yazıldı; Excel’in eski sürümlerinde de çalışır, Google E-Tablolar’a da yüklenebilir. 200 müşteri ve 1.000 hareket satırı için hazırlanmıştır.
Yazdırılabilir veresiye defteri sayfası
Kağıtla devam etmek isteyenler için yazdırılabilir sayfa her müşteriye ayrı bir sayfa açacak şekilde tasarlandı: üstte müşteri adı ve telefon, altında tarih, açıklama, borç, ödeme ve bakiye sütunları.
Kullanırken iki kuralı unutmayın:
- Bakiye = önceki bakiye + borç − ödeme. Her satırda bakiyeyi yeniden yazın; sayfa sonunda toplamakla uğraşmazsınız.
- Sayfa dolunca bakiyeyi devredin. Son bakiyeyi yeni sayfanın ilk satırına “devir” olarak yazın.
Defteri düzenli tutmanın diğer kuralları veresiye defteri nedir, nasıl tutulur yazısında.
Excel ne zaman yetmez?
Excel, az müşterisi olan ve kayıtları akşam bilgisayar başında giren işletme için iyi bir başlangıçtır. Zorlandığı yerler bellidir:
- Tezgâhta yavaştır. Satış anında bilgisayarın başında değilseniz kayıt nota, not akşama kalır.
- Telefonda zahmetlidir. Dosyayı açmak mümkündür ama hızlı kayıt için uygun değildir.
- Tek kişiliktir. Çırak ya da eşiniz başka bir kopyada çalışırsa kayıtlar ayrışır.
- Hatırlatma göndermez. Kimin vadesinin geldiğini siz takip edersiniz, mesajı siz yazarsınız.
Bu noktaya geldiğinizde aynı kayıtları Veresiye Programı’nda telefonda ve web’de tutabilirsiniz: bakiye kendiliğinden hesaplanır, ekstre WhatsApp ya da e-postayla gönderilir, vadesi gelen borç için müşteriye WhatsApp’tan otomatik hatırlatma gider ve personeliniz aynı hesaba girebilir. Kayıtlar bulutta tutulduğu için internet bağlantısı gerekir. Başlamak ücretsizdir; ücretsiz planın sınırları fiyatlandırma sayfasında yazar.
Üç yöntemin yan yana karşılaştırması için veresiye defteri, Excel ve uygulama sayfasına, Excel’den geçişin ayrıntıları için Excel yerine veresiye programı yazısına bakabilirsiniz.